Szkolenie z AI Act dla pracowników krok po kroku. Jak zrealizować art. 4 w firmie

Szkolenie z AI Act dla pracowników to najczęstszy sposób realizacji art. 4 rozporządzenia: firma ma podejmować środki, które rozwijają kompetencje w zakresie AI u osób korzystających z AI w jej imieniu. Obowiązek działa od 2 lutego 2025 roku, a od 27 lipca 2026 w brzmieniu zmienionym przez Digital Omnibus.

Poniżej sześć kroków, które prowadzą od listy osób do rejestru szkoleń, z pytaniami kontrolnymi do każdego.

Czego dokładnie wymaga art. 4 po zmianie z lipca 2026?

Wcześniej art. 4 kazał zapewnić wystarczający poziom kompetencji. Teraz mówi o środkach wspierających ich rozwój, z uwzględnieniem wiedzy technicznej, doświadczenia, wykształcenia i wyszkolenia osób, kontekstu użycia AI oraz ludzi, wobec których system jest stosowany. Z obowiązku rezultatu zrobił się obowiązek starannego działania. Komisja Europejska podkreśla, że nie jest wymagany żaden konkretny poziom wiedzy ani certyfikat, a wystarczy wewnętrzny rejestr działań. Art. 4 ust. 2 zapowiada wsparcie Komisji i państw członkowskich, w szczególności dla MŚP. Zalecenia Rady ds. AI z ust. 3 jeszcze nie powstały.

Krok 1: Mapa osób - kto i z czego korzysta?

Art. 4 dotyczy personelu i innych osób, które zajmują się AI w imieniu firmy. Zakres szkolenia wynika z tego, kto czego używa, więc lista ludzi musi być połączona z listą narzędzi.

Pytania kontrolne: Kto w firmie korzysta z AI, także okazjonalnie? Z jakich narzędzi korzysta każda grupa? Czy na liście są współpracownicy, stażyści i podwykonawcy działający w naszym imieniu? Czy lista narzędzi jest aktualna?

Jeśli firma nie ma listy narzędzi, warto zacząć od rejestru systemów AI.

Krok 2: Kontekst i ryzyko - o czym trzeba powiedzieć tej grupie?

Przepis każe uwzględnić kontekst użycia i osoby, których dotyczą wyniki AI. Księgowa używająca asystenta do formatowania tabel potrzebuje innej wiedzy niż rekruter, któremu narzędzie podpowiada wybór kandydatów.

Pytania kontrolne: Jakie dane trafiają do narzędzi AI w tej grupie? Czy wynik AI wpływa na decyzje o ludziach? Czy grupa publikuje treści tworzone z AI? Czy któreś zastosowanie może podpadać pod praktyki zakazane albo wysokie ryzyko?

Odpowiedzi wyznaczają zakres: o czym trzeba powiedzieć, a co w tej grupie można pominąć.

Krok 3: Ścieżki - jeden program czy kilka?

Rozsądny model to wspólna podstawa dla wszystkich i rozszerzenia dla grup o wyższym ryzyku. Podstawa obejmuje to, czym jest AI, jakie ma ograniczenia, czego nie wklejać do narzędzi i jakie są zasady firmy.

Pytania kontrolne: Czy wszyscy przechodzą wspólną podstawę? Czy HR, marketing, IT i zarząd mają rozszerzenia dopasowane do swoich narzędzi? Czy materiał uwzględnia brzmienie art. 4 po 27 lipca 2026? Czy szkolenie omawia zasady obowiązujące w naszej firmie, a nie tylko ogólną wiedzę?

Jedno nagranie dla całej firmy rzadko odpowie na pytanie, dlaczego kadry i marketing dostały ten sam zakres.

Krok 4: Sprawdzenie - skąd wiemy, że to zostało zrozumiane?

Art. 4 nie wymaga egzaminu. Samo „obejrzał nagranie" mówi jednak niewiele o tym, czy ktoś umie bezpiecznie korzystać z narzędzia. Krótki test albo zadanie praktyczne to najprostszy ślad, że szkolenie zadziałało.

Pytania kontrolne: Czy szkolenie kończy się testem albo zadaniem? Czy pytania dotyczą sytuacji z pracy tej grupy? Co robimy z osobą, która nie zaliczyła? Czy wynik jest zapisywany przy nazwisku?

Wynik testu przyda się w kroku 5, bo pokazuje, że firma sprawdza skutek działań, a nie tylko ich wykonanie.

Krok 5: Rejestr - co zapisać po szkoleniu?

Komisja Europejska wskazuje, że wystarczy wewnętrzny rejestr szkoleń i innych działań. Jego wartość zależy od tego, czy łączy osobę z narzędziem i uzasadnia zakres.

Pytania kontrolne: Czy przy każdej osobie jest rola, narzędzie, przydzielony zakres i data? Czy widać, z jakiej wersji materiału korzystano? Czy wynik testu jest powiązany z wpisem? Czy rejestr da się pokazać w kilka minut, gdy zapyta klient albo organ?

Więcej o tym, czym rejestr różni się od certyfikatu, piszemy w tekście czy certyfikat ze szkolenia z AI Act jest wymagany.

Krok 6: Utrzymanie - kiedy szkolenie trzeba powtórzyć?

Przepis nie podaje częstotliwości, podaje kryterium: kontekst użycia AI. Kiedy zmienia się kontekst, szkolenie przestaje do niego pasować. Po tym kroku firma powinna mieć:

• zasadę szkolenia nowych pracowników przy wdrożeniu;
• regułę, że nowe narzędzie AI oznacza uzupełnienie szkolenia dla jego użytkowników;
• termin przeglądu materiału po zmianach przepisów;
• osobę, która pilnuje rejestru;
• datę następnego przeglądu całego programu.

Samodzielnie czy z gotowym programem?

Szkolenie da się przygotować samodzielnie: prezentacja, test w formularzu i arkusz z rejestrem. Kłopot pojawia się przy aktualizacjach, bo każda zmiana przepisów albo narzędzi oznacza poprawki w materiale i w rejestrze.

Tak zbudowaliśmy szkolenia z AI Act dla firm w AI TrustCERT: program w kilku ścieżkach, egzamin i certyfikat ukończenia dla każdego pracownika oraz rejestr ukończonych szkoleń prowadzony na platformie. Szkolenia wspierają realizację art. 4, a od 10 osób w cenie licencji jest platforma AI Governance. Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak to wygląda, zapisz się na bezpłatne szkolenie online.

Podsumowanie

Szkolenie z AI Act dla pracowników to sześć kroków. Ustal, kto i z czego korzysta. Określ kontekst i ryzyko w każdej grupie. Zbuduj wspólną podstawę i rozszerzenia. Sprawdź zrozumienie testem. Zapisz wszystko w rejestrze. Ustal, kiedy szkolenie się powtarza.

Art. 4 działa od lutego 2025 roku, a od lipca 2026 jest obowiązkiem starannego działania. To oznacza, że firma nie musi wykazać określonego poziomu wiedzy u każdego, ale musi pokazać, że jej działania były dopasowane do ludzi i narzędzi. Rejestr z tymi informacjami waży więcej niż stos zaświadczeń. Cała ścieżka przygotowania firmy jest w tekście AI Act w firmie krok po kroku.

✦ Ten artykuł powstał z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, a przed publikacją został zweryfikowany przez autora, który ponosi za niego odpowiedzialność redakcyjną.